ثبت تغییرات شرکت‌ها

ثبت تغییرات شرکت‌ها شامل چه تغییراتی است که باید در سامانه اداره ثبت شرکت‌ها ثبت شود؟

وقتی یک شرکت به ثبت می‌رسد، ممکن است اتفاقاتی رخ دهد تا یک سری تغییرات در شرکت ایجاد شود. در حقیقت شرکت یک بار ثبت می‌شود، اما بارها تغییرات داوطلبانه و اجباری برای آن رخ می‌دهد. تمامی تغییرات و تصمیمات شرکت‌ها در مجمع عمومی عادی یا مجمع عمومی فوق العاده و یا در جلسات هیئت مدیره انجام می‌شود. همه تغییرات ایجاد شده در شرکت مانند تغییرات اساسنامه، تغییر در سرمایه شرکت ازجمله کاهش یا افزایش سرمایه، انحلال شرکت، ورود و خروج شرکاء، تغییر اعضای هیئت مدیره یا تغییر سمت آن‌ها، تغییر حق امضاء، انتقال سهام باید مرقوم و ثبت شود. در صورتی که هر تغییری در شرکت شما رخ دهد، باید صورتجلسه مربوط به آن را تکمیل و سپس در سامانه اداره ثبت شرکت‌ها در بخش صورتجلسه، تغییرات اطلاعات لازم را تکمیل نموده و فرم صورتجلسه را ارسال کنید. به این ترتیب تغییرات ایجاد شده در شرکت به اطلاع اداره ثبت شرکت‌ها می‌رسد.

یک شرکت در طول مدت فعالیت ممکن است چه تغییراتی داشته باشد؟

1. انحلال شرکت

ممکن است یک شرکت که بنا به دلایلی منحل شود. مواردی که منجر به انحلال و تصفیه شرکت می‌شوند با توجه به نوع شرکت ثبت شده با هم متفاوت است. هر گونه ثبت تغییرات شرکت ناشی از انحلال شرکت از وظایف مجمع عمومی فوق العاده است.

2. تغییر و تمدید اعضای هیئت مدیره و بازرسین

در صورتی که یک شرکت تغییری در اعضای هیئت مدیره خود داشته باشد به این صورت که یا تعداد اعضا تغییر کند یا سمتشان عوض شود، باید به اطلاع اداره ثبت شرکت‌ها برساند. تغییر و تمدید اعضای هیئت مدیره و بازرسین از وظایف مجمع عمومی عادی است. مجمع عمومی عادی در دو نوبت تشکیل می‌شود، اگر در پایان سال مالی باشد مجمع عمومی عادی سالیانه خواهد بود، اما اگر در طی سال مالی برای تغییر و تمدید در هیئت مدیره یا بازرسین بنابر شرایط خاص باشد مجمع عمومی عادی به طور فوق العاده خواهد بود.

3. تغییر حق امضاء

هر گونه تغییر در حق امضاء باید در مجمع عمومی فوق العاده یا جلسه اعضای هیئت مدیره مطرح شود و در صورت تأیید اعضای هیئت مدیره در صورتجلسه مرقوم شود. بنابراین اعضای هیئت مدیره با تنظیم صورتجلسه‌ای مبنی بر تغییر حق امضاء می‌توانند این مسئولیت را به فرد دیگری از بین اعضا انتقال دهند. به این ترتیب هرگونه تغییر در حق امضاء باید در سامانه اداره ثبت شرکت‌ها ثبت شود.

4. تغییرات در نقل و انتقال سهام

تصمیم گیری برای هر گونه نقل و انتقال سهام از وظایف مجمع عمومی فوق العاده است. نقل و انتقال سهم در شرکت‌های سهامی کاملا آزادانه است، یعنی شریک می‎تواند هر زمان که بخواهد با انتقال سهمش از شرکت خارج شود.

5. تغییر آدرس شرکت

در صورتی که شرکت ثبت شده قصد تغییر محل فعالیت خود را داشته باشد باید تغییر آدرس را به اطلاع اداره ثبت شرکت‌ها برساند. تغییر آدرس شرکت از وظایف مجمع عمومی فوق العاده است.

6. تغییر در میزان سرمایه شرکت

افزایش و کاهش سرمایه از وظایف مجمع عمومی فوق العاده است. منظور از افزایش یا کاهش سرمایه شرکت، افزایش تعداد سهام شرکت‌های سهامی و افزایش سرمایه ناشی از ورود و خروج شریک به سایر شرکت‌ها است.

7. ادغام یا تغییر در موضوع شرکت

اگر موضوع فعالیت شرکت بنا به هر دلیلی تغییر کند، این تغییر پس از تنظیم صورتجلسه در مجمع عمومی فوق العاده باید به اداره ثبت شرکت‌ها اطلاع داده شود.

8. ثبت شعبه یا نمایندگی شرکت

در صورتی که شرکت بخواهد یک شعبه یا نمایندگی در محل‌های دیگر ثبت کند، باید به عنوان ثبت شعبه یا نمایندگی در بخش ثبت تغییرات شرکت به اداره ثبت شرکت‌ها اطلاع دهد.

نکته: شرکت‌هایی که موضوع فعالیت آن‌ها نیاز به مجوز داشته باشد، باید تغییرات شرکت خود را به تأیید پایگاه اطلاع رسانی مجوزهای کسب و کار رسانده و سپس ثبت تغییرات شرکت خود را همراه با اصل مدارک و مجوز به اداره ثبت شرکت‌ها ارسال کنند. اگر بخواهید همزمان چند تغییر در شرکت ایجاد کنید، به عنوان مثال تغییر آدرس، تغییر در سهام یا تغییرات دیگر باید برای هر یک از این تغییرات صورتجلسات جداگانه‌ای تنظیم کنید. سپس برای هر یک از آن‌ها حتما باید به طور مجزا در سامانه اداره ثبت شرکت‌ها پذیرش اینترنتی بگیرید.

مراحل ثبت تغییرات شرکت

ثبت تغییرات شرکت‌ها

1. تکمیل صورتجلسه ثبت تغییرات شرکت

2. شرکت‌هایی که موضوع فعالیتشان برای ثبت نیاز به مجوز دارد، باید قبل از ثبت تغییرات شرکت مجوز خود را تغییر دهند.

3. مراجعه به سامانه اداره ثبت شرکت‌ها و انجام مراحل ثبت تغییرات شرکت و دریافت کد پیگیری

4. ارسال پستی اصل مدارک و مستندات لازم به اداره ثبت در محل اقامتگاه قانونی شرکت مورد تقاضا

5. اداره ثبت شرکت‌ها مدارک و مستندات متقاضی با فایل الکترونیکی را مطابقت می‌دهد

6. اگر مورد تقاضا با مقررات منطبق نبود و یا نقص در مستندات و مدارک وجود داشت، متقاضی به مدت 30 روز زمان دارد که نسبت به رفع نواقص اقدام کند. در غیر این صورت مدارک و مستندات ارسالی از طریق پست اعاده و ادامه رسیدگی به مورد تقاضا منوط به ورود مجدد اطلاعات به سامانه و اخذ کد پیگیری جدید است

7. برای ثبت تغییرات شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری که در گذشته در اداره ثبت خارج از مرکز استان ثبت شده‌اند، اداره ثبت شرکت‌های مراکز استان‌ها ابتدا پرونده مربوطه را از مرجع ثبت کننده مطالبه و مراحل ثبت تغییرات شرکت را مطابق ضوابط انجام می‌دهد. اداره ثبت شهرستان ثبت کننده شخص حقوقی موظف است ظرف یک هفته با شماره گذاری اوراق پرونده مربوطه، آن را به مرجع ثبت شرکت‌های مرکز استان ارسال کند. کارشناسان ما در امور ثبتی آماده هر گونه خدمات به شما عزیزان هستند، ثبت کلهر فراتر از یک ثبت

8. بررسی کارشناسی، تأیید و تعیین نام اشخاص حقوقی مورد تقاضای ثبت تغییرات نام توسط اداره ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیر تجاری مرکز استان با رعایت مقررات انجام می‌شود.

9. متقاضی پس از ملاحظه مفاد پیش‌نویس سند برای پرداخت حقوق دولتی و امضای نسخه چاپی آن به اداره ثبت شرکت‌ها مراجعه می‌کند.

10. اداره ثبت شرکت‌ها با احراز هویت و اطمینان از وصول حقوق دولتی دو نسخه از سند نهایی را چاپ و به امضای ذی سمت می‌رساند و در دفتر الکترونیک مربوط در سامانه ثبت می‌کند. نسخه امضا شده سند نهایی پس از اسکن در پرونده الکترونیک ثبت شخص حقوقی مربوطه نگهداری و یک نسخه ازآن به متقاضی داده می‌شود.

11. اگر اقامتگاه شخص حقوقی مورد تقاضا شهرستانی غیر از مرکز استان باشد، اداره ثبت شرکت‌ها در مرکز استان، پیش‌نویس سند تولید شده را به منظور احراز هویت و اخذ امضای ذی سمت، از طریق سامانه به اداره ثبت شهرستان محل اقامت قانونی شخص حقوقی ارسال و مراتب را به متقاضی اعلام می‌دارد. اداره مذکور پس از احراز هویت و اخذ امضا، نسخه امضا شده را اسکن و از طریق سامانه به اداره ثبت شرکت‌ها در مرکز استان ارسال و یک نسخه از سند امضا شده را نیز به متقاضی تحویل می‌دهد.

12. اداره ثبت شرکت‌ها نسخه‌ای از سند الکترونیکی ثبت شده همان آگهی ثبتی را از طریق سامانه به روزنامه رسمی ارسال می‌کند.

13. متقاضی باید برای پیگیری مراحل انتشار آگهی و پرداخت هزینه‌های مربوط از طریق درگاه اختصاصی روزنامه رسمی با استفاده از کد پیگیری بالای آگهی تأسیس اقدام کند. آگهی ثبتی مورد نظر پس از 7 روز کاری در سایت روزنامه رسمی منتشر و به اطلاع عموم می‌رسد.